O escopo de projeto norteia e direciona a execução de atividades, para alcançar um determinado objetivo.
Nele estão contidas a definição orçamentária, distribuições de atividades pela equipe e tempo necessário para entrega.
É um documento necessário para iniciar um projeto, principalmente para evitar retrabalhos e outros problemas no decorrer.
Portanto, saber o que é escopo de um projeto é o primeiro passo para defini-lo e montar o seu corretamente.
O que é escopo de um projeto?
De maneira geral, o escopo de um projeto é o documento que descreve todo o trabalho necessário para entregar determinado produto.
É possível definí-lo como a criação de um mapeamento completo do ponto de partida até a conclusão (entrega) de um projeto.
Todavia, dentro de um escopo, existem vários aspectos que devem estar presentes, incluindo:
- a justificativa para o desenvolvimento do projeto,
- quais são os seus objetivos, as restrições,
- todos os recursos que estão a disposição e outras partes que são relevantes.
Contudo, é necessário ressaltar que o escopo de projetos não é a mesma coisa que o escopo de produtos, por mais que sejam semelhantes.
Todavia, é necessário compreender a diferença entre eles, antes de aprender como criar o escopo de projeto inicial.
O que é o escopo de um produto?
O escopo de um produto diz respeito a todas as características de um produto final reunidas em um só local.
No entanto, lembre-se de que escopo de projeto e de produto, podem estar relacionados, mas não são a mesma coisa!
Ele conta com todos os detalhes sobre os clientes e, além disso, todas as alterações que o produto passou para chegar em seu resultado final.
Todavia, algumas das principais características encontradas no escopo de um produto são:
- Quais são as medidas do produto;
- As medidas de todos os componentes;
- Quais são as preferências de estilo do produto;
- entre outros.
Uma boa exemplificação dessa situação é o escopo de um bolo, contendo as seguintes características: qual é o formato do bolo, o sabor que ele leva, quais são os tipos de decoração presente no mesmo e outras especificações deste produto.
De maneira geral, um produto só pode ser considerado inteiramente completo quando o escopo estiver devidamente concluído.
Sendo assim, ele deve inserir todas as informações, assim como as modificações que ocorreram durante o processo.
Como fazer o escopo de um projeto
Agora que você entende o que é escopo de um projeto e suas semelhanças com o escopo de um produto, é fundamental compreender o passo a passo para realizá-lo.
1. Faça o planejamento do escopo de seu projeto
O primeiro passo para realizar o que é escopo de um projeto é o planejamento da gestão.
Essa etapa consiste em planejar e, na sequência, documentar todos os processos do escopo, que serão definidos, controlados e validados.
As ferramentas que são utilizadas para realizar o planejamento da gestão de um escopo são as seguintes:
- Levantamento de requisitos
- Descrição do trabalho
- Criação do EAP
- Validação e controle do projeto
2. Descrever todo o processo para o desenvolvimento de seu projeto
Assim que você levantar todos os dados necessários durante o seu planejamento, chegou o momento de descrever todo o seu processo.
Ademais, a Declaração Detalhada do Escopo acontece nessa etapa.
Todavia, é necessário detalhar tudo que o projeto contempla, e todas as exceções, e o que não faz parte do escopo.
Com isso definido, torna- se mais fácil compreender os stakeholders.
3. Crie o seu EAP
O EAP – Estrutura Analítica do Projeto, é a definição da estrutura hierárquica do seu projeto.
Como funcionará a hierarquia, sendo isso organizado em um formato visual, e diagramado para facilitar todo o processo.
De maneira geral, a EAP é a divisão do seu trabalho em partes menores, facilitando ainda mais todo o processo para o gerenciamento.
Além disso, o dicionário de dados é criado, para inserir e descrever todas as normas e termos técnicos necessários para o projeto.
Contudo, a definição de pápeis e responsabilidades é muito importante para o andamento e sucesso do projeto.
4. Valide o seu escopo
Assim que você definir todo o processo de o que é escopo de um projeto, chegou o momento de uma etapa fundamental para finalizar: a validação do mesmo.
Se você identificar que alguma característica de seu escopo precisa ser modificada, isso será visualizado no momento da validação.
Caso isso não seja necessário, você poderá passar para a etapa da ação.
Esse procedimento diz respeito à formalização e aceitação para entregar o produto.
Caso não seja aceito, então o seu projeto deve passar por todas as mudanças necessárias para que seja validado.
Entretanto, é muito comum que, durante a validação de seu escopo, você consiga facilitar a aceitação de seu produto.
Por fim, justamente por isso, é importante compreender e realizar todos os processos corretamente.