Gerenciamento de KPI: Saiba como implementar na sua empresa e a sua importância

O gerenciamento de KPI é um termo usado para descrever o processo de definição, execução, monitoramento e análise de indicadores-chave de desempenho específicos do setor (KPIs) que ajudam as empresas e organizações a medir o nível de sucesso para alcançar seus objetivos de negócios.

Os fundamentos da medição de indicadores de desempenho funcionam basicamente da seguinte forma: faça uma pergunta, defina uma meta, encontre um meio quantificável de atingir essa meta, teste esses meios e, depois, teste novamente para obter consistência.Agora, aplique essa metodologia ao modo como as empresas se envolvem com seus clientes, e isso é o que é o gerenciamento de KPI.

A empresa A se pergunta quais são seus melhores recursos para atrair clientes? A empresa A, em seguida, cria anúncios, lança um blog, aumenta sua presença na mídia social e otimiza seu site para melhorar a classificação dos mecanismos de pesquisa. O esforço é um sucesso e mais clientes começam a entrar.O que acontece depois? Como a Empresa A mede o sucesso de cada esforço individual para isolar os pontos fortes e fracos.

A resposta é simples, o gerenciamento de KPI pode ser feito através de uma ferramenta direcionada para tal fim. Sem indicadores de desempenho, a maior parte dos blogs B2B ainda poderia ser baseada em narrativas clássicas para conquistar mais leitores, ao mesmo tempo em que ficava atrás de seus concorrentes diretos.

Por que os KPIs são importantes?

Os principais indicadores de desempenho permitem que as empresas meçam sua própria capacidade de definir e atingir metas. Eles costumam ser usados ​​para medir a satisfação do cliente, o desempenho dos funcionários e os níveis gerais de engajamento com qualquer público visado especificamente pela empresa, e são tratados por meio de uma ferramenta de gerenciamento de KPIs.

Os KPIs, em sua essência, transformam números em respostas comportamentais ao isolar ações indicadoras com sofisticação. Esses indicadores fornecem as informações mais preciosas que uma empresa pode comprar, promovendo uma janela de percepção sobre os esforços direcionados que podem produzir consistentemente resultados.

Mais uma vez, o esforço para obter essa informação pode ser prejudicial se tratado indevidamente. O gerenciamento de KPI feito da forma inadequada significa poucos dados acionáveis ​​e um péssimo retorno sobre o investimento. Isso, por sua vez, causará problemas como foco desperdiçado, estratégias inadequadas e perda de receita.

É importante pensar profundamente e coletivamente sobre as melhores práticas para gerenciar os KPIs, mas há diretrizes universais que podem ajudar a orientar as empresas na direção certa.

Gerenciamento de KPI eficiente

Melhores práticas de gerenciamento de KPI usando a abordagem SMART, que é uma técnica importante utilizada na validação de qualquer objetivo e no planejamento de forma eficaz. A palavra é um acrônimo, formado pelas iniciais das letras, de terminologias em Inglês (Specific, Measurable, Attainable, Relevante Time-based), conheça cada um dos termos:

Melhores práticas de gerenciamento de KPI usando a abordagem SMART, que é uma técnica importante utilizada na validação de qualquer objetivo e no planejamento de forma eficaz. A palavra é um acrônimo, formado pelas iniciais das letras, de terminologias em Inglês (Specific, Measurable, Attainable, Relevante Time-based), conheça cada um dos termos:

• Específico (Specific): Comece com um objetivo específico que seja atingível. Lembre-se de que a satisfação do cliente, as vendas, a retenção, etc. podem ser medidas com diferentes KPIs.
• Mensurável (Measurable): encontre uma maneira definitiva de medir os dados que precisam ser gravados. Mais uma vez, a simplificação é fundamental aqui. Deve haver apenas um método eficaz de medição, que é um aspecto essencial do gerenciamento de KPIs.
• Atingível (Attainable): Certifique-se de que o objetivo seja algo que possa ser prontamente obtido. Uma maneira de testar isso é certificando-se de que a empresa concluiu esse objetivo antes.
• Relevante (Relevant): pergunte se essas metas são relevantes para os grupos-alvo. Atingir esse objetivo impactaria os grupos que você está tentando engajar e de que maneira?
• Tempo limite (Time- based): crie prazos e prazos para medir com precisão o KPI. Se os testes primários produzirem os resultados desejados, estenda o prazo na próxima rodada.

Guia simples para implementação do gerenciamento de KPI

Como demonstram os inestimáveis ​​KPIs e Individual & Team Performance Assessment da Maguire Training, a capacidade de implementar KPIs relevantes e usá-los para medir o desempenho dos negócios é uma habilidade importante e útil para os líderes e gerentes possuírem.

Para muitos, e para os novos gestores em particular, o tópico dos KPIs e sua implementação e medição eficazes podem parecer difíceis de serem resolvidos. Embora o treinamento formal ofereça a melhor maneira de desmistificar os KPIs e seu uso, aqui está o guia simples de cinco etapas para implementar os KPIs.

Etapa 1 – Identifique a área de desempenho de negócios que você deseja medir

Os KPIs normalmente se alinham aos objetivos de negócios e podem ser usados ​​para medir aspectos como desempenho financeiro, crescimento de negócios, gerenciamento de saúde e segurança, satisfação do cliente e retenção de funcionários.

Etapa 2 – Estabelecer a meta em relação à qual o desempenho será medido

A menos que você tenha uma meta definida, você não tem nada contra o qual medir o desempenho positivo ou negativo. O alvo deve ser específico, em vez de identificar que “o negócio precisa aumentar sua base de clientes”, um objetivo específico pode ser que “o negócio precisa ter ganho dez mil novos clientes nos próximos 18 meses”.

Etapa 3 – Compare o desempenho atual com o alvo definido

A obtenção de um instantâneo do desempenho atual fornece um ponto de partida para a medição e permite que a meta geral seja dividida em objetivos menores, ou seja, ‘para que a meta geral X seja alcançada, o desempenho precisa ser aprimorado por Y a cada mês’.

Etapa 4 – Analise as alterações de desempenho até a data

Analisar como o desempenho na área que está sendo medida pelo KPI mudou nos períodos que levaram à implementação pode ajudar a identificar metas mais realistas e sugerir se o desempenho melhora ou diminui em determinados momentos do ano ou após eventos específicos, ajudando você a gerenciá-los aspectos de acordo com os seus objetivos.

Etapa 5 – Estabelecer um intervalo adequado entre cada revisão de KPI

Dependendo da área de desempenho do negócio que está sendo medida, a frequência com que os KPIs precisam ser revisados ​​pode ser diferente. A medição precisa do desempenho só pode ser obtida se um cronograma de revisão periódica for definido e rigorosamente respeitado.Na prática, existem muito poucos aspectos do desempenho de uma organização que não podem ser medidos através da implementação efetiva de KPIs relevantes. Para gerentes e líderes que desejam usar KPIs para medir o desempenho de funcionários individuais e suas equipes, os resultados obtidos podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu negócio.